Mandat des conseils consultatifs des instituts (CCI)
Attributions
Les conseils consultatifs des instituts (CCI) se composent de conseillers provenant du pays et de l'étranger qui ont pour mission d'orienter et d'éclairer les priorités et les initiatives des instituts dans le souci d'améliorer la capacité globale de planification, d'action et de mobilisation de ces derniers. Appelés à se prononcer sur des initiatives et des activités menées par leur institut, lancées dans le cadre de collaborations interinstituts ou dirigées par les IRSC, ils ont vocation à renforcer l'engagement de l'organisme à promouvoir l'excellence de la recherche en santé et à améliorer la santé de la population du Canada.
Rôles et responsabilités
Chaque institut possède son propre conseil consultatif, qui présente ses vues auprès du directeur scientifique sur tout un éventail de sujets liés aux activités de l'institut, à l'exception des questions budgétaires.
Responsabilités des CCI :
- Fournir des conseils sur les initiatives, les plans stratégiques, les priorités de recherche et les stratégies de mobilisation des connaissances de leur institut, de façon à contribuer à l'inclusion, la collaboration, la transparence, la sécurisation culturelle et la bienfaisance du secteur canadien de la recherche en santé au Canada;
- Tenir compte des engagements, des valeurs et des priorités figurant dans le Plan stratégique des IRSC dans leurs avis sur les initiatives, les plans sur les priorités de recherche et les stratégies de mobilisation des connaissances de leur institut, de façon à contribuer à l'inclusion, la collaboration, la transparence, la sécurisation culturelle et la bienfaisance du secteur canadien de la recherche en santé au Canada;
- Favoriser les initiatives de recherche en santé interdisciplinaires et intégrées qui permettent d'établir et de consolider des partenariats ainsi que de mobiliser les intervenants et communautés concernés, afin d'accélérer l'application fructueuse des résultats de recherche;
- Utiliser leur expérience, leur expertise et leur perspective afin d'éclairer et de renforcer les priorités et les plans de leur institut, dans le contexte tant canadien qu'international;
- Tenir compte des considérations d'ordre opérationnel et relatives aux questions d'éthique, de diversité et d'inclusion, ainsi que des cadres stratégiques pertinents pour planifier et mettre en œuvre les activités de leur institut.
Responsabilités des membres des CCI, qui siègent à titre personnel :
- Assister aux réunions de leur CCI et s'y préparer;
- Faire part de leur savoir et de leur expérience, en tenant compte des connaissances des autres et de leurs commentaires;
- Contribuer à la préparation des rapports de leur institut;
- Traiter toute question visant le CCI, l'institut ou les IRSC avec le degré de confidentialité adéquat.
Responsabilités des directeurs scientifiques :
- Superviser leur CCI et solliciter les avis de ses membres en vue de définir le programme et l'orientation stratégiques de l'institut;
- Cerner les besoins à combler dans la composition de leur CCI (expertise, caractéristiques démographiques, représentation, etc.) et, après consultation avec le président – et le vice-président, au besoin – ou les coprésidents, soumettre des propositions de nomination de nouveaux membres à l'approbation du conseil d'administration;
- Assurer une collaboration interinstituts et travailler avec les autres directeurs scientifiques à la formation de groupes consultatifs spéciaux composés de membres sélectionnés parmi ceux des treize CCI en fonction de leur expérience et de leur expertise, et ce, afin de fournir des conseils sur des possibilités ou initiatives particulières;
- Fournir au président, au besoin, des mises à jour sur les activités du CCI ainsi que sur les résultats à la lumière des commentaires formulés par les membres;
- Communiquer au public, aux intervenants et au milieu de recherche de l'institut l'information relative aux initiatives et activités de ce dernier;
- Aider le président et le vice-président de leur CCI à élaborer l'ordre du jour des réunions du CCI ainsi qu'à déterminer et à communiquer la cote de sécurité et de confidentialité des points à l'ordre du jour.
Composition
Chaque CCI se compose de 8 à 14 membres, ce qui comprend le président et le vice-président ou les deux coprésidents. Les membres et le président ou les coprésidents sont nommés par le conseil d'administration; le vice-président est élu par les membres du CCI.
La sélection du modèle de direction (président et vice-président ou coprésidents) de chaque CCI est laissée à la discrétion du directeur scientifique; le modèle peut être modifié au besoin lors du cycle de renouvellement annuel des CCI.
Responsabilités du président (ou des coprésidents) :
- Travailler avec le directeur scientifique pour préparer l'ordre du jour des réunions du CCI;
- Fournir au CCI des directives et des lignes directrices conformes à son mandat;
- Présider les réunions, et plus précisément :
- encadrer et orienter le CCI pour faciliter le travail de l'institut et des IRSC;
- assurer le bon déroulement des réunions du CCI;
- veiller à ce que les conseils formulés reflètent des positions communes;
- instaurer des règles de bienséance qui serviront de base pour des discussions équitables, respectueuses et inclusives;
- Examiner les besoins relatifs à la composition du CCI et les commenter pour éclairer les propositions de nominations soumises par le directeur scientifique.
Les critères de nomination reposent sur l'expertise, l'expérience et les contributions à la promotion de l'excellence dans la recherche ou dans un secteur particulier. Le CCI est formé de membres représentant l'ensemble du secteur de la recherche en santé, notamment des scientifiques, des cliniciens, des représentants d'organismes privés et sans but lucratif, du gouvernement, des hôpitaux et du secteur de la gestion de la santé, ou encore d'organismes de bienfaisance, de l'industrie, des secteurs biopharmaceutique et biotechnologique, ainsi que des patients, des défenseurs des droits des patients et des personnes ayant une expérience concrète.
Une représentation internationale doit être envisagée au sein des CCI.
Les IRSC souscrivent aux valeurs et aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI) et œuvrent à ce que la composition des CCI reflète la diversité de la population canadienne et assure l'égalité des sexes et la représentation de toutes les communautés, incluant les populations autochtones et francophones et les groupes marginalisés (minorités racisées, personne en situation de handicap, membres de la communauté 2ELGBTQI+ notamment).
Les membres des CCI siègent à titre personnel et mettent leur expertise et leur expérience au service de leur institut. En fonction de leur profil et de leurs connaissances, ils peuvent être appelés à participer à un groupe consultatif spécial qui a pour fonction de fournir des conseils à plusieurs instituts sur une question, une initiative ou un domaine de recherche d'intérêt commun.
Au sein du conseil consultatif de l'Institut de la santé publique et des populations, un siège supplémentaire est réservé à l'administratrice en chef de la santé publique de l'Agence de la santé publique du Canada.
Le directeur scientifique est membre d'office sans droit de vote et ne peut assumer le rôle de président ou de vice-président.
Le personnel des IRSC et des instituts et les membres du conseil d'administration ou d'autres comités consultatifs ou permanents ne sont pas habilités à siéger à un CCI.
Durée des mandats
Les membres sont invités à remplir un mandat initial pouvant aller jusqu'à trois ans et qui pourra être reconduit pour une deuxième période de trois ans, aboutissant à un maximum de six années de service au sein d'un même CCI. Dans des circonstances exceptionnelles, le mandat d'un membre pourrait être prolongé d'une année supplémentaire. Les demandes de congé seront étudiées au cas par cas.
Réunions
Les CCI se réunissent au moins deux fois par année, en personne ou à distance, généralement à l'initiative du président (ou des coprésidents), après consultation avec le directeur scientifique.
Quorum
La majorité des membres (50 % + 1)
Référence
Règles de procédure de Bourinot, 4e édition
Autorité
Le CCI n'exerce pas de pouvoir décisionnel. Il formule des conseils et, sur demande, des recommandations précises aux directeurs scientifiques sur des questions propres à leur domaine particulier.
Les membres du CCI ne peuvent s'exprimer au nom des IRSC, de leur institut ou du directeur scientifique, que ce soit en public ou en privé, sans y avoir été expressément autorisés par écrit.
Rémunération
Les membres des CCI agissent à titre bénévole et ne sont donc pas rémunérés. Les dépenses qu'ils engagent pour assister aux réunions sont toutefois remboursées par leur institut selon les taux en vigueur dans l'administration fédérale.
Conflit d'intérêts et confidentialité
En tant que membres d'un organe consultatif des IRSC, tous les membres des CCI sont assujettis à la Politique sur la prévention et la gestion des conflits d'intérêts des IRSC et doivent produire une déclaration d'intérêts externes au moment de leur nomination, puis une fois par an pendant toute la durée de leur mandat.
Tous les membres sont tenus de préserver la stricte confidentialité des discussions, des documents et du matériel communiqués ou produits dans le cadre des travaux du CCI. Il leur est interdit de divulguer des renseignements confidentiels à quiconque ou quelque organisme que ce soit à l'extérieur de leur CCI sans y avoir été expressément autorisés.
Examen
Le présent mandat est examiné chaque année par le Comité de gouvernance et de mise en candidature.
Mandat
Approuvé par le conseil d'administration le 15 novembre 2017.
Revu et approuvé pour la dernière fois par le conseil d'administration le 21 octobre 2025.
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